自治体様共通の悩み
Solutions
自治体向けソリューション
このようなことでお悩みの自治体様は多いのではないでしょうか。Metasonicが問題点を「見える化」し、業務改善を推進します。
この環境で、事務の効率化と住民サービスの向上を進めなければなりません
1. 窓口のワンストップサービス化
［ 導入前 ］
市民側
- 対象となる窓口が多く、目的や帳票毎にどこに行けばいいかが分かりづらい
- 待ち時間が長い
自治体側
担当課毎に同内容（氏名、住所等）を確認するため役所全体でみた場合コスト増
［ 導入後 ］
市民側
- 対象となる窓口が１つになり、相談のやり直しや所内での移動などの煩わしさが軽減
- 待ち時間短縮で満足度がアップする
自治体側
- 定型業務を1箇所に集約することで各課の対応業務が明確化し専念できる
- 電子手順ガイドがされるので多能化や事務センターへの集中が可能
2. 徴収督促業務
［ 課題 ］
徴収業務に不慣れな職員でも
滞りなく事務を進めたい
催告通知、督促状発行など忘れることなくタイムリーに行いたい
時効案件を誤って督促しないようにしたい
担当者の督促活動の状況を把握し適宜アドバイスを行いたい
交渉履歴を残し次のアクションの参考に、訴訟時の証拠に残したい 等
→ 業務で行う手順をサポートする仕組みを職員自らが迅速に構築できる
［ 解決 ］
個人に埋もれた業務を見える化
→ 共有し、回収率を向上
決められた手順に基づく
オペレーションの誘導
督促（催告書発行、電話、訪問など）の順序指定や追加が容易
決められた手順を踏むよう誘導
誤アクションの防止
例えば「時効日」到来以降の督促をさせないようクロージングを自動誘導
業務（タスク）のリマインド
例えば、督促状発行など所定のタイミングでの通知が可能
案件毎の資料の添付・保存
督促時に使われる催告書や督促状などを活動記録とセットで保存
関連情報、システムの呼出し
例えば収納管理システムなど他のシステム画面や電子化された規程、台帳など関連情報を作業画面に呼出し
帳票のペーパーレスだけでなく、マニュアル類も電子化
その他
一般メールと同様に伝達事項を記載し従事者に周知
督促の状況（時間、回数など）、活動ステータスの一覧などのレポートを容易に作成
督促案件を番号で管理する場合、自動で管理番号を付与
他システム（例：収納管理システム）との間で情報の読込、読出しも可能
※ 相手システムとのリンクなどにIT専門家の助力が必要です。